Rechnung Pflichtangaben
Jeder Unternehmer muss beim Verkauf seiner Dienstleistungen oder Produkte Rechnungen schreiben. Doch welche Angaben müssen auf einer Rechnung zu finden sein und welche sind freiwillige Angaben?
In diesem Artikel klären wir, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung nicht fehlen dürfen und worauf Sie als umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer achten müssen. Mit den folgenden Tipps werden Sie schnell und einfach rechtskonforme Rechnungen schreiben können.
Bevor Sie die Rechnung schreiben
Eine Rechnung enthält Leistungen, welche an einen Kunden abgerechnet werden. Der Versand der Rechnung kann auf dem Postweg oder als elektronische Nachricht bspw. per E-Mail erfolgen. In Billtano ist der automatische E-Mail Versand als Funktion integriert.
Doch bevor sie eine Rechnung stellen sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
- Leistungszeitraum – Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung geschrieben werden (Private Rechnungen sind an keine Fristen gebunden)
- Aufbewahrungsfrist – Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden
- Rechnungen erfordern keine Unterschrift
- Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG – Wenn Sie Kleinunternehmer sind und die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen dürfen sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Vermerken Sie die Klausel einfach auf Ihrer Rechnung, z.B. im Footer.“Gemäß § 19 UStG enthält der Betrag keine Umsatzsteuer.”
- Quittungen schreiben – Eine Rechnung unter 150,00 € kann als Kleinstbetragsrechnung (umgangssprachlich Quittung) ausgestellt werden und hat weniger Pflichtangaben als eine Rechnung
- Vorlagen verwenden – Mit einer günstigen Online Rechnungssoftware können sie das Rechnungen schreiben deutlich vereinfachen. Die benötigten Pflichtangaben sind automatisch im Programm integriert und können außerdem individuell angepasst werden.
Pflichtangaben auf Rechnungen
Uns am Wichtigsten, möglichst wenig Zeit zum Rechnung schreiben zu brauchen.
Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten um korrekt ausgestellt zu sein:
- Vollständige Anschrift von beiden Parteien – also dem Leistungserbringer und dem Leistungsempfänger.
- Steuernummer – diese wird jedem Gewerbetreibendem von der Bundeszentrale für Steuern zugewiesen.
- Umsatzsteueridentifikationsnummer – kurz USt- IdNr. muss auf Rechnungen ins Europäische Ausland.
- Rechnungsdatum – der Zeitpunkt, an welchem die Rechnung gestellt wurde.
- Leistung und Menge – es muss selbstverständlich aus der Rechnung hervor gehen, welche Leistung oder welches Produkt bezogen wurde.
- Leistungszeitraum – in welchem die Leistung erstellt wurde.
- Rechnungsbetrag – Der Betrag den es zu zahlen gilt.
- Steuerbetrag – der im Rechnungsbetrag enthaltende Steuerbetrag und der Steuersatz müssen ebenfalls in der Rechnung erkennbar sein.
- Hinweise auf Steuerbefreiung – Wird die Leistung als sogenannete Ιnnergemeinschaftliche Leistung oder als Kleinunternehmer mit Umsatzsteuerbefreiung erbracht müssen entsprechende Hinweise hierzu auf der Rechnung zu finden sein: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“ oder „Gemäß § 6a UStG ist die innergemeinschaftliche Leistung steuerfrei.“
- Rabatte & Skonto – sind in der Rechnung Rabatte oder Skonto vereinbart müssen dies ebenfalls ausgewiesen sein. Legen Sie dazu z.B. einfach eine separate Position in der Tabelle bei den beschriebenen Leistungen auf der Rechnung an.
- Bankdaten – Geben Sie Ihre Bankverbindung inkl. Banknamen, Kontoinhaber, IBAN und BIC an, damit der Empfänger den Rechnungsbetrag begleichen kann.
- Rechnungsnummer fortlaufend – Die Rechnungen werden nummeriert, wobei die Nummern fortlaufend lückenlos geführt werden müssen. Durch die Nutzung eines Rechnungsprogrammes beugt man Zahlendreher vor.
Optionale Angaben, wie gesonderte Vereinbarungen zum Zahlungsziel (gesetzlich gilt ein Zahlungsziel von 30 Tagen) können sie selbstverständlich noch in Ihre Rechnung hinzufügen. Ebenfalls können Sie einen Gerichtsstand definieren.
Nun können Sie die Rechnung bedenkenlos versenden. Sie sind Handwerker oder Dienstleister für Bestandskunden? Falls Sie wiederkehrende Rechnungen schreiben möchten, lesen sie hier weiter.
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